10 Reglas del buen uso del correo electrónico

O tambien reglas de etiqueta que se sugiere para el uso del correo electrónico. ¿Cuantas aplicas tu?

•  Asunto .- Utilice un tema que sea significativo para el receptor, así como a ti mismo. La primero que verá la gente es el tema de cualquier correo electrónico que entren en su bandeja de entrada lo que determinará si va a abrirlo o ignorarlo. Su correo electrónico debe tener un tema que alerta al receptor a su contenido, escrito con una capitalización adecuada, gramática, etc.

• Formato.- Déle formato a su correo electrónico para facilitar la lectura. Un formato que es de uso extendido por su claridad y sencillez es el siguiente: Normal negro, 10pt 12pt  fuente predeterminada de plantilla. Sólo imágenes corporativas se debe permitir el exterior para hacer una impresión y contribuir al reconocimiento de nuestra imagen de marca. 

• Sea conciso y preciso. No redacte un e-mail más hallá de lo que tiene que ser. Recuerde que en lo que respecta a lectura de las comunicaciones, un e-mail es más tedioso que la lectura impresa y un e-mail largo resulta muy desalentador para leer. Se recomienda ser breve, claro y directo sin llegar a ser descortés en el trato

• No adjuntar archivos innecesarios. El envío de adjuntos de gran tamaño puede molestar a los clientes e incluso ralentizar su sistema de correo electrónico. Siempre que sea posible tratar de comprimir archivos adjuntos y sólo enviar archivos adjuntos cuando son productivas. Considere la posibilidad de no enviar adjuntos de gran tamaño durante el fin de semana cuando la persona no será capaz de controlar su tamaño la capacidad de bandeja de entrada.

• No escriba en MAYÚSCULAS. Si se escribe en mayúsculas, proporciona la percepción de que usted está gritando. Esto puede ser muy molesto y podría desencadenar una respuesta no deseada en forma de un correo electrónico de nuestro destinatario.

• No reenvíes cadenas. Podemos afirmar que todos ellos son engaños. Simplemente elimine las cartas tan pronto como los reciba, o mejor aun pídale a ese contacto que evite incluirlo en ese tipo de mails que resultan ociosos.  

• No haga uso excesivo de "Responder a todos". Utilice sólo Responder a todos si realmente necesitamos su mensaje para ser vistos por cada persona que recibió el mensaje original.

• Utilice ortografía, gramática y puntuación. Esto no sólo es importante porque la ortografía incorrecta, la gramática y la puntuación dar una mala impresión de su empresa, también es importante para transmitir el mensaje correctamente. E-mails sin puntos ni comas son difíciles de leer y, a veces puede incluso cambiar el significado del texto. Por otro lado se ha hecho de uso extendido el lenguaje de Mensaje de texto, el cual aparte de ser una aberración del idioma, demuestra una clara falta de respeto.

• Sea Cortes. Es importante que siempre incluyen un saludo, así como una señal de buenos modales en todas sus correos electrónicos. Por ejemplo: Hola, Hola Tom, gracias de nuevo, buen día, gracias, Atentamente, Recuerdos o Espero oír de usted pronto.

• Responda rápidamente. Los clientes enviar un e-mail porque desean recibir una respuesta rápida. Por lo tanto, cada e-mail debe recibir respuesta en un plazo de al menos 24 horas y preferiblemente en el mismo día de trabajo. Si el correo electrónico es complicado, basta con enviar un mensaje por correo electrónico diciendo que lo ha recibido y que se pondrá en contacto con ellos. Esto dará tranquilidad al cliente y logrará que sea más paciente